Stagetool
De slimme tool voor
stageplaatsing
Bart: “Het werven, matchen en plaatsen van studenten op een stageschool is een enorme puzzel van cijfers, harde én zachte criteria. Veel mensenwerk, veel maatwerk. Precies daar maakt de Stagetool het verschil: de basishandelingen lopen soepel, zodat er weer tijd en aandacht is voor het echte mensenwerk.”
Deze organisaties gingen je voor:
Een puzzel van cijfers, criteria en mensenwerk
Voor veel docentenopleidingen is het werven, matchen en plaatsen van studenten op een stageschool elk jaar opnieuw een flinke uitdaging. Het is een complexe puzzel van aantallen, voorkeuren en voorwaarden, vaak bijgehouden in losse lijstjes en mailwisselingen. Het gevolg: dubbel werk, een proces dat lang doorloopt en weinig overzicht over wie waar terechtkomt.
De Stagetool brengt daar rust in. Door de basishandelingen slim te automatiseren houd je juist tijd over voor de uitzonderingen en het maatwerk, in plaats van te verdrinken in administratie.
School, student en stagebureau werken samen in dezelfde omgeving
In de Stagetool werkt iedereen op één plek met dezelfde, altijd actuele gegevens. Geen losse versies die uit elkaar lopen en geen papiertjes die langs drie mensen moeten voor een handtekening. Wat de één invult, ziet de ander direct. Zo verdwijnt de ruis die normaal tussen al die partijen ontstaat.
De tool is bewust gericht op stageplaatsing en is geen extra administratief systeem dat er nog eens bovenop komt. Hij schrijft ook geen vaste werkwijze voor: je werkt zoals jouw opleiding dat wil, zodat het aansluit op je eigen proces en op de wensen van de scholen.
Zo verloopt het proces
Het begint bij de scholen: zij vullen zelf hun beschikbare plekken in en houden die actueel, zonder tussenpersoon. Vanuit dat actuele aanbod stelt de tool matches voor op basis van meerdere criteria tegelijk, waarna de school de voorgestelde koppeling in dezelfde omgeving bevestigt. Ondertussen blijft de student automatisch op de hoogte van elke stap.
Alle gegevens die je daarvoor nodig hebt staan al bij elkaar, dus aan het eind van de rit worden de digitale contracten en de raamovereenkomst met een paar handelingen gegenereerd. Wat normaal weken aan heen-en-weer kost, is zo veel eerder rond.
Geen black box meer
Voor studenten is het zoeken naar een stageplek vaak een onzeker proces waarin ze niet weten waar ze aan toe zijn. In de Stagetool geven ze hun eigen reisopties en interesses op en volgen ze via statusupdates live hoe het ervoor staat. Ze zien precies hoe ze zelf kunnen bijdragen aan hun plaatsing, en doordat alles digitaal loopt is dat lastige rondje langs drie bureaus voor een handtekening verleden tijd. Het resultaat is dat veruit de meeste studenten al vóór de zomervakantie hebben kennisgemaakt op hun school.
In de praktijk
De Stagetool ontwikkelden we samen met Frisse Blikken voor de docentenacademies van universiteiten in Nederland. Wat begon bij de Radboud Docenten Academie en de Universiteit Utrecht groeit door: inmiddels zijn we ook aan de slag voor de Vrije Universiteit Amsterdam en de Universiteit van Amsterdam. De ervaringen zijn positief: ruim 88% van de studenten heeft al vóór de vakantie kennisgemaakt op school, en zo’n 91% van de gebruikers vindt dat de tool intuïtief werkt. Dankzij dat soepele basisproces is er weer tijd voor het mensenwerk, en kan het team met een gerust hart op vakantie.
