Digitale particpatie met Openstad

Hoppa, we duiken er meteen in! In een (online) meeting maken we graag even kennis, maar vertellen we ook wat de mogelijkheden van OpenStad zijn en hoe dit optimaal ingezet kan worden. We maken een rondje Nederland, langs inspirerende voorbeelden van gemeenten, provincies en woningcorporaties en de manier hoe zij OpenStad hebben ingezet. We richten ons hierbij niet alleen op de technische details, maar vertellen ook waar je rekening mee moet houden én welke keuzes er gemaakt moeten worden. Denk aan beschikbare capaciteit op het gebied van project management, communicatie en afstemming met andere afdelingen binnen de gemeente.

Daarnaast stellen we een aantal gerichte vragen die ons helpen om het platform zo optimaal mogelijk in te richten. Denk aan vragen als de grootte van de projecten waarvoor je OpenStad wilt gaan inzetten, de vorm waarin je input van inwoners wilt ophalen en wat de doelen zijn. En natuurlijk of je al concrete projecten in gedachten hebt!

In deze fase gebruiken we de input uit de inventarisatie om een gepersonaliseerde demo omgeving op te zetten: met andere woorden – we zetten een project op in de stijl van jouw organisatie – en zetten alvast wat content in de site die past bij het project dat jullie voor ogen hebben. Daarmee is deze demo een ideaal middel om te laten zien hoe het platform eruit gaat zien en hoe het gaat werken. We merken in de praktijk dat dit zorgt voor draagvlak en inzicht bij alle stakeholders binnen jouw organisatie, juist als ze niet rechtstreeks betrokken zijn.

In deze demo is het ook mogelijk om de achterkant van het platform te verkennen, om te ontdekken hoe dit werkt en de content al klaar te maken voor de volgende fase.

In deze fase maken we de papierwinkel in orde. We zorgen voor een uitgebreide offerte waarin precies duidelijk wordt wat er geleverd wordt en tegen welke kosten. Onze offertes zijn altijd op basis van fixed price, dus geen verrassingen achteraf. Naast de offerte zorgen we voor een duidelijke SLA waarin afspraken over uptime, onderhoud, support, reactietijden en hosting zijn vastgelegd. Tenslotte verzorgen we een heldere verwerkersovereenkomst waarin we exact vastleggen wat er met de data van het platform en van inwoners gebeurt. Draad beschikt over ISO27001 certificering, waardoor we ook op het gebied van beveiliging aantoonbaar voldoen aan de richtlijnen. In deze fase komen vaak ook de lastige vragen over inkoopvoorwaarden zoals GIBIT, toegankelijkheid, AVG en hosting. Geen probleem, hebben we vaker bij de hand gehad!

In deze fase gaan we aan de slag om het platform volledig in te richten en op maat te maken voor jullie organisatie. We zorgen ervoor dat de widgets die je maakt qua huisstijl volledig voldoet aan de richtlijnen en verwerken eventuele maatwerktoevoegingen. Het resultaat is een online omgeving waarin jullie aan de slag kunnen met het opstarten van projecten. Na de implementatie volgt ook de training in het gebruik van OpenStad, die duurt ongeveer 1,5 uur en kan volledig online worden gegeven.

Na zes jaar werken met OpenStad en meer dan vijftig implementatie verder hebben we geleerd dat de gewenste ondersteuning per organisatie verschillend is. Bij de ene organisatie zetten wij alleen de basis klaar en wordt alles intern opgepakt, maar net zo vaak voeren wij alle content in en bieden we uitgebreide proces- en projectbegeleiding. We hebben daarom drie modellen uitgewerkt: small, medium en large. Uiteindelijk zijn wij zo flexibel als nodig, we denken graag mee in welke vorm we het beste kunnen ondersteunen. Werkzaamheden die we uitvoeren zijn onder andere:

1. Klaarzetten eerste versie van het project
2. Inrichting van het project
3. Advisering en meetings over inrichting en instellingen
4. Support tijdens de looptijd van het project
5. Plaatsen van content
6. Switchen tussen versies van de website
7. Doorontwikkeling
8. Anonimisering en archivering na afloop van het project

We richten ieder project zo in dat alles eenvoudig herbruikbaar is bij een volgend traject. De uren in deze bundels zijn flexibel inzetbaar en verlopen nooit.

Tijd om het project te tonen aan het grote publiek. We werken met checklists voor en na livegang om zeker te weten dat we geen zaken over het hoofd zien. Denk aan inrichten van analytics, toegankelijkheidsverklaring, cookiemelding, indexatie door Google en nog vele andere details die we ooit in het verleden over het hoofd hebben gezien.

Ruimschoots voor de lancering zoeken we afstemming met de technische afdeling binnen de gemeenten zodat DNS-records, SSL certificaten en e-mail correct zijn ingericht. Uiteraard zorgen we er ook voor dat alles voldoet aan de geldende cybersecurity richtlijnen.

Als het project eenmaal in de lucht is, volgen er achter de schermen diverse ontwikkelingen. Inwoners hebben (technische) vragen, er kunnen moderatie-issues ontstaan en soms zijn er snelle aanpassingen of uitbreidingen van de website nodig. Daarom bieden we ook tijdens de looptijd van het project ondersteuning aan, zodat we snel kunnen bijspringen mocht dat nodig zijn. Daarnaast werken we op de achtergrond door aan het klaarzetten van de volgende fase van het project, zodat dit ruimschoots op tijd klaarstaat en deadline stress zoveel mogelijk voorkomen kan worden.